E-Mail-Signatur: Welche sind die Pflichtangaben?

Genauso wie jede nicht privat betriebene Website ein pflichtgemäßes Impressum für die User bereitzustellen hat, muss auch eine geschäftliche E-Mail eine korrekte Signatur für den Empfänger beinhalten.

1) Was ist eine geschäftliche E-Mail?

Diese Frage beantworten wir im Sinne des Einsatzes einer E-Mail-Signatur: Im Großen und Ganzen wird in diesem Kontext von einem „Geschäftsbrief“ ausgegangen.

Dazu gehören:

• • Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw.

Das sind nach außen gerichtete schriftliche Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt.

Nicht dazu gehören:

• • E-Mails zwischen Kollegen, Abteilungen, Niederlassungen des Unternehmens.

Hier handelt es sich um internen E-Mail-Verkehr.

• • Nachrichten an unbestimmten Personenkreis, z.B. Werbeschriften.

(Achtung: Hier kann sich die Pflicht, bestimmte Unternehmensangaben vorzuhalten, sich aber aus anderen Vorschriften ergeben) 

• • Mitteilungen, die auf einem Vordruck basieren – bspw. Lieferschein.
•  
  • Mitteilungen im Rahmen einer bereits bestehenden Geschäftsverbindung. Denn in diesem Fall ist der Absender dem Empfänger bereits bekannt.

Nur wenn es sich bei der E-Mail um einen „Geschäftsbrief“ handelt, ist eine Signatur einzufügen.

2) Was liefert eine E-Mail-Signatur?

Genauso wie das Impressum einer Website, hat die Signatur einer E-Mail die Aufgabe zu erfüllen, den jeweiligen Gegenüber davon in Kenntnis zu setzen, von wem die Information stammt, die er damit entgegennimmt, und wie er den Absender kontaktieren kann.

Aus diesem Grund muss auch die geschäftliche E-Mail die im Impressum enthaltenen Informationen bereitstellen. Falls der Infopreneur ein korrektes Impressum auf seiner Website bereitstellt, kann er daraus die Unternehmensangaben in seine E-Mail übernehmen.

3) Wer muss eine geschäftliche E-Mail-Signatur verwenden?

Mit dem 2007 in Kraft getretenen “Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister” (EHUG) wurden die Vorschriften zur Impressums-Pflicht bei „Geschäftsbriefen“ neu festgelegt.

Alle Gewerbetreibenden haben dabei die Pflicht, entsprechend diesem Gesetz ihre jeweilige E-Mail-Signatur beim Versenden von elektronischen Geschäftsbriefen zu verwenden. Als Gewerbetreibende werden betrachtet:

• Kaufleute (e.K),
• Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, oHG, KG,
• Aktiengesellschaften (AG),
• Selbstständige,
• Freiberufler.

Es spielt dabei keine Rolle, ob der Gewerbetreibende im Handelsregister eingetragen ist. Ausschlaggebend ist nur, dass der Versender nicht mehr privat, somit also gewerblich tätig ist. Übrigens: Aufgrund fließender Grenzen lässt sich diese Unterscheidung nicht pauschal definieren! Im Zweifel sollte der Infopreneur deshalb lieber von gewerblicher Tätigkeit ausgehen, um sich vor eventuellen Rechtsverstößen zu sichern.

Sollte der Infopreneur externe Mitarbeiter in seinem Unternehmen einsetzen, gehören deren E-Mails ebenfalls dazu, sofern sie in seinem Auftrag mit außenstehenden Kunden, Lieferanten etc. kommunizieren. Deshalb muss die Signatur des Unternehmens auch in diesen E-Mails beinhaltet sein.

4) Was muss eine geschäftliche E-Mail-Signatur beinhalten?

Im Folgenden richten wir dabei nun den Blick auf den Infopreneur, der in der Regel eine der folgenden konkreten Rechtsformen verwendet:

• Einzelunternehmer, der nicht im Handelsregister eingetragen ist

Vor der Einführung des Dritten Mittelstandsentlastungsgesetzes (MEG III) 2009 musste der Einzelunternehmer seinen Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Adresse in seinen Geschäftsbriefen angeben. Durch die Einführung des MEG III wurde diese Vorschrift ersatzlos gestrichen. Seit damals gibt es dazu also für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende keine gesetzliche Regelung mehr.

Allerdings lässt sich eine solche Verpflichtung auch aus anderen Vorschriften ableiten lassen. Aus diesem Grund raten IHKs dazu trotzdem den Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Geschäftsadresse im Geschäftsbrief aufzuführen, um dadurch die Identität sicherzustellen und eine Verwechslung zu verhindern.

Handelt es sich um eine GbR (Gesellschaft des bürgerlichen Rechts), sind die Namen aller Gesellschafter zu verwenden.

Obwohl es für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende schlussendlich zwar keine explizite Gesetzesordnung gibt, sollte der Infopreneur dennoch, um Verwechslungen zu vermeiden, mindestens seinen Vor- und Nachnamen angeben.

Muster:
Infopreneur
Max Mustermann
Hauptstrasse1
10111 Berlin

• Eingetragener Kaufmann (e.K.)

Der eingetragene Kaufmann muss seine Unternehmensbezeichnung im Handelsregister offiziell eintragen lassen. In der E-Mail-Signatur hat er diesen registrierten Unternehmensnamen zu verwenden, zusätzlich seine ladungsfähige Geschäftsadresse und das Registergericht, in dem die Eintragung stattfand, sowie die dabei vergebene Handelsregisternummer.

Muster:
Infopreneur e.K.
Hauptstrasse1
10111 Berlin
Registergericht: Amtsgericht Berlin Charlottenburg, HRA 12345

• GmbH oder UG

Bei geschäftlichen E-Mails einer GmbH oder einer UG hat der Infopreneur folgende Angaben anzugeben. Der vollständige Firmenname, exakt so wie er im Handelsregister eingetragen ist, sowie die Rechtsform: GmbH oder UG. Dazu dann die ladungsfähige Adresse der Firma, das verantwortliche Registergericht sowie die Handelsregisternummer. Zusätzlich müssen alle Geschäftsführer mit vollen Vor- und Nachnamen aufgelistet werden.

Muster:
Infopreneur GmbH
Hauptstrasse1
10111 Berlin
Registergericht: Amtsgericht Berlin Charlottenburg, HRA 12345
Geschäftsführer: Adam Mustermann, Berta Mustermann

Wichtig:

• Ein Link in der E-Mail auf das Impressum der Website oder eine angehängte V-Card (elektronische Visitenkarte) reicht nicht dazu aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Angaben müssen auf dem Geschäftsbrief selbst stehen.
• Eine ladungsfähige Adresse setzt sich in der Regel zusammen aus einer Straße, einer Hausnummer, einer Postleitzahl und einem Ort. Die Angabe eines Postfachs ist dazu nicht ausreichend!
• Folgende Unternehmensinformationen sind auf der Website und in Rechnungen auszuweisen, brauchen jedoch in der E-Mail-Signatur nicht angegeben zu werden:
  • die Umsatzsteuer-ID
  • die Steuernummer
  • die Bankverbindung
• Obwohl für die folgenden Angaben ebenfalls keine Pflicht im Zusammenhang mit der E-Mail-Signatur besteht, kann der Infopreneur diese dennoch in seinen elektronischen Geschäftsbrief einbauen, um es seinen Kunden dadurch zu erleichtern, sich mit ihm in Kontakt zu setzen:
  • Telefonnummer
  • Fax
  • E-Mail-Adresse
  • Website URL

5) Wie sind die Pflichtangaben in der geschäftlichen E-Mail-Signatur umzusetzen?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wie die bereits beschriebenen Pflichtangaben graphisch darzustellen sind – gemeint ist Schrift- und Textform. Jedoch sollte die Auswahl des Darstellungsmediums dafür sorgen, dass die Schriftzeichen dauerhaft wiedergegeben werden können.

Oftmals verwendet der Infopreneur dazu die in Mailprogrammen einsetzbaren Signaturen. Darin kann er die notwendigen Informationen formulieren und abspeichern. Bei passender Konfiguration wird diese Signatur dann beim Versenden automatisch in die jeweilige E-Mail am Ende eingebaut.

6) Was sind die Folgen bei Verstoß gegen die Vorschriften zur E-Mail-Signatur?

Sind die Pflichtangaben der E-Mail-Signatur unvollständig umgesetzt oder fehlen sogar komplett, kann das folgende Konsequenzen für den Infopreneur haben:

• Zwangsgeld
  Entsprechend dem Handelsgesetzbuch (§14) kann gegen den Infopreneur ein Zwangsgeld festgesetzt werden. Maximale Höhe ist 5.000 Euro.
• Abmahnung
  Ein Konkurrent kann mittels eines Anwalts eine unvollständige oder fehlende E-Mail-Signatur auch abmahnen lassen. Ob jedoch eine derartige Abmahnung gerichtlich durchgesetzt werden kann, ist laut der meisten Juristen-Artikel mit einem starken Fragezeichen versehen. Die meisten kennen dazu noch keine gerichtlichen Entscheidungen.

Download: Die Checkliste-E-Mail-Signatur steht zum Download zur Verfügung.

Fazit:

Die E-Mail-Signatur ist eine gesetzliche Vorschrift, die dem Infopreneur bekannt sein sollte.

 

Hinweis

Dieser Artikel dient lediglich dazu, das Thema und dessen Inhalte darzustellen: Die Aktualität, Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen kann dabei nicht gewährleistet werden. Grundsätzlich werden im größtmöglich zulässigen Rahmen Haftungsansprüche, basierend auf materiellen und ideellen Schäden, die durch die Verwendung der dargestellten Informationen hervorgerufen wurden, ausgeschlossen.